Þegar kemur að
skipulagningu á stór afmæli eða öðrum álíka viðburðum þarf að huga
að mörgum atriðum. Til að auðvelda skipulagningu stór viðburða
hefur verið tekinn saman gátlisti. Hann birtist hér að neðan og
vonandi er hægt að finna eitthvað þar sem hægt er að styðjast
við.
Áætlun
Byrjið á að safna
saman hugmyndum um viðburðinn sex til tólf mánuðum áður en hann á
að fara fram. Búið síðan til rammaáætlun þar sem hægt er að fylla
inn nánari upplýsingar. Eftir því sem nær dregur í sjálfan
viðburðinn, þeim mun nákvæmari ætti áætlunin að verða.
Safna
hugmyndum
- Ákveðið markmið með viðburðinu (stór afmæli, fjáröflun, kynning á starfseminni, o.s.frv)
- Veljið/kjósið í nefnd til þess að halda utanum stjórnun á viðburðinum
- Koma með hugmyndir að einhverju sérstöku til að gera af þessu tilefni (t.d. afmælisrit, afmælismót, ný aðstaða o.s.frv)
- Kannið mögulega staði til þess að halda viðburðinn
- Ef það eiga að vera skemmtiatriði, ákveðið hvernig skemmtiatriði það eigi að vera og hverjir geta framkvæmt þau
- Gera fyrstu áætlun um hvað það koma margir til með að mæta
- Gera kostnaðaráætlun
Leita tilboða í
þjónustu
- Veislusalur
- Veilsuþjónusta (matur, drykkur, borðbúnaður o.fl)
- Blóm, ef við á
- Skreytingar
- Skemmtiatriði
- Birting auglýsinga í fjölmiðlum
Leitið að
auka fjárveitingum (ef möguleiki er
fyrirhendi)
- Ákveða miðaverð á viðburðinn, ef það er viðeigandi
- Leitið að styrktaraðilum eða samstarfsaðilum, ríkið, sveitarfélög, einkafyrirtæki
Gera
frumdrög
- Ákveða hátíðarsalinn
- Ákveða dagsetningu og tíma
- Ef viðburðurinn á að vera úti, þá á að vera til staðar áætlun til að geta flutt viðburðinn inn ef veður hamlar úti dagskrá
- Gera skriflega samninga við þá aðila sem veita þjónustu
- Útbúa boðskort og koma upp netfangalista, póstlista
- Ákveða hvaða heiðursgesti/um eigi að bjóða
- Útbúa drög að fréttatilkynningu, auglýsingum í blöð og aðra fjölmiðla
- Ráða ljósmyndara/upptökumann til að eiga minningar um viðburðinn.
Þrem til sex
mánuðum fyrir viðburðinn
- Ákveða veitingar
- Sækja um leyfi fyrir viðburðinum ef við á
- Ákveða skreytingar og blóm ef við á
- Klára samninga við samstarfsaðila, styrktaraðila t.d. vegna auglýsinga
Tveim
mánuðum fyrir viðburðinn
- Senda út boðskort
- Skipuleggja hvernig eigi að ná í heiðursgest og fara með í veisluna
- Skipuleggja möguleika á gistingu fyrir gesti sem koma langt að
Einum mánuði
fyrir viðburðinn
- Prenta miða (ef það á að selja á viðburðinn) og/eða lista þeirra sem svöruðu boðskortinu
- Koma út fréttatilkynningum, tilkynningum, auglýsingum o.fl í fjölmiðla ákveða hvenær þær eiga
- Fara yfir sætaskipan
- Láta aðila sem sjá um veisluþjónustuna vita áætlaðan gestafjölda
- Koma upp dagskrá viðburðarins
- Staðfesta mögulega gistiaðstöðu fyrir þá sem þurfa
- Ráða öryggisgæslu ef þörf þykir
Viku fyrir
viðburðinn
- Koma upp hópi af sjálfboðaliðum til þess að aðstoða við að setja upp fyrir veisluna, skreyta, útréttingar, ganga frá, og annað tilfallandi
- Ef talið er nauðsyn á þá er ágætt að hafa general prufu daginn áður til að ganga úr skugga um að einhversstaðar séu ekki lausir endar
- Gera klárt hvernig verði greitt fyrir þjónustu og vörur á meðan á viðburðinum stendur
- Allt sem hægt er að gera fyrir viðburðinn ætti að vera lokið í síðasta lagi daginn fyrir viðburðinn. Á sjálfum deginum er ágætt að eigi ekki eftir að gera marga flókna hluti, reyna hafa hann eins einfaldan og hægt er.
Á deginum
sjálfum
- Mæta snemma, funda með viðburðanefnd, veisluþjónustu, þjónustufólki, skemmtikröftum og öðrum sem gegna lykilhlutverki
- Athuga með að hafa einhvern lækni eða hjúkrunarfræðing til taks ef eitthvað gerist
- Hafið sjúkratösku til staðar
- Sjá til þess að einhver fái það hlutverk að bera ábyrgð á að þeir hlutir sem eru leigðir séu komnir, rétt settir upp og gengur úr skugga um að koma þeim aftur þegar viðburðinum lýkur.
- Verkefnastjórinn ætti að sjá til þess deila út verkefnum eftir fremsta megni til þess að eiga tíma til að samræma dagskrárliði ásamt því að takast á við hið óvænta.